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通販プロデュース業と通販専門のコンサルティング業
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From：通販プロデューサーの西村公児
自宅のリビングにて
業務の効率化についての質問があります。
通販業務においては、受注処理・出荷処理・
入金処理・在庫処理など、一定の作業が発生します。
漏れ抜けなく運用するためには、
業務フローが大切になりますが、
業務フローはなんのために使われるのか？
について改めて説明致します。
本題へ
業務フローは仕事の内容や手順を図で表したものです。
業務を視覚化することで、文章で手順を
読むよりもわかりやすく、
全体像を掴みやすいというメリットがあります。
フローは業務の流れを直観的に理解しやすく、
業務マニュアルや新人研修に使うのに効果的です。
担当者が業務を改善したり、
他部署の業務について
相互理解を深めたりするツールとして法人では使われます。
大規模なシステムにおいては、
全体の機能を業務フローで表すことで
保守性の向上につながります。
障害が発生して調査する場合など、
ソースコードのみを調べると
時間がかかります。
業務フローがあれば問題を
早く特定しやすくなります。
システムの機能拡張や業務内容の変更の際も、
業務フローがあれば検討材料として役立ちます。
業務フローは仕事をより効率的
にするために必要なツールと言えます。
業務フロー作成の目的を下記にまとめます。
・業務の視覚化、標準化
・業務の問題の発見
・他部署間の業務の把握、相互理解
・業務の保守性、拡張性の向上
業務フローにはさまざまな書き方があります。
代表的な種類をご紹介します。
・データフロー図
データの入力元、出力先や格納先を視覚的に表す図です。
業務フローのように処理を実行する
タイミングや順序を表すのではなく、
データ処理の流れのみを図解します。
・UMLアクティビティ図
元々はプログラムの処理の流れを表す
フロー図のUML版として定められました。
システムの流れだけでなく、
業務フローにも使用することができます。
フローチャートとは流れ図のことで
物事の流れ＝プロセスを図や矢印で
表す方法のことです。
JISで定められた記号を使うことで、
フローチャートを見た人が同じように
そのプロセスを理解することができます。
そのためには、開始と終了を明確にするがポイントです。
業務フローを作成する際には、
業務の開始と終了を明確にすることが大切です。
どのタイミングをもって業務が始まるのか、
どのタイミングで終了するのか記載していきます。
業務フロー全体の始まりと終わりを設定します。
たとえば、見積書を発行するための
業務フローの場合、
取引先から見積の問い合わせをもらった時点が開始点、
見積書を取引先に提出した時点が終了ということです。
始まりと終わりを明確にし、
時系列にタスクを並べていくことで、
業務フローが見やすくなります。
作成の際はフロー図作成ツールを
使用できれば一番良いです。
そうでない場合でもExcelなどの
PCツールを使用すると改善検討の
際に簡単にフロー図を
書き換えられるので便利です。
まずはフロー図のベースとなる
スイムレーンを作成していきます。
スイムレーンは「誰が」処理する
のかを明確にするものです。
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